Guide de référence · ancrage IA
Comment organiser le corpus de gouvernance d’une copropriété avant que l’assistant n’y puise ses réponses. À faire une fois par copropriété, puis à maintenir à chaque cycle de conseil.
Règlement de copropriété, statuts, règles et règlements, directives architecturales, barèmes de charges, résolutions du conseil et procès-verbaux approuvés des 12 derniers mois. Notez les numéros de version et la réunion d’adoption lorsque l’information existe.
Plusieurs amendements pour le même document ? Déterminez la version en vigueur et ne lancez le traitement pour l’IA que pour celle-là. Une copie non traitée n’est jamais utilisée dans les réponses ; une copie traitée le reste jusqu’à sa suppression. Si vous conservez d’anciennes copies dans PorchQ, nommez-les clairement : une réponse liste ses documents par leur titre.
Règles relatives aux animaux, stationnement, standards architecturaux : associez chacune à la résolution et à la réunion qui l’a adoptée. Importez aussi la résolution ou le procès-verbal comme document, pour qu’une réponse puisse le citer parmi ses sources.
Notez les dérogations propres à la copropriété, lots bénéficiant de droits acquis ou variantes documentées, et importez le document qui consigne chacune. L’assistant ne peut pas connaître une dérogation qui ne figure dans aucun document fourni.
Chaque document est visible des résidents ou ne l’est pas. Quand un résident interroge l’assistant, celui-ci ne peut lire que les documents que le conseil a rendus visibles aux résidents : réglez donc ce point délibérément pour chaque document.
Démarrer
Une démo de 30 minutes peut partir d’un extrait de documents de gouvernance de votre portefeuille ou des questions auxquelles votre équipe répond le plus. Vous repartez avec un chemin de déploiement clair et une lecture honnête de l’intérêt pour votre cabinet.
