Ce que les cabinets font avec PorchQ.

Des réponses avec leurs sources

"Puis-je couvrir ma terrasse ?"

Résident

Un résident pose la question dans le portail résident. L’assistant lit les documents que le conseil a rendus visibles aux résidents et rédige une réponse. Elle se termine par les titres des documents utilisés, pour que le résident, puis le conseil, puissent vérifier.

• Question posée dans le portail résident, simplement
• L’assistant ne lit que les documents que le conseil a rendus visibles aux résidents
• La réponse se termine par les titres des documents utilisés
• Une réponse incertaine est signalée comme telle, avec la proposition d’écrire au gestionnaire

FAQ de la copropriété

La même question trois fois devient un brouillon de FAQ.

Gestionnaire de copropriété

Chaque nuit, PorchQ regarde les questions posées dans l’assistant. Quand l’une d’elles a été posée au moins trois fois en 30 jours, il prépare une entrée de FAQ de la copropriété, avec une réponse tirée des documents de la copropriété. Le gestionnaire lit le brouillon le matin, le corrige et le publie, ou le supprime.

• S’exécute la nuit, sur les questions posées dans l’assistant
• Trois demandes ou plus en 30 jours donnent un brouillon
• Pas plus de cinq brouillons par copropriété et par nuit
• Rien n’est publié sans la validation d’une personne

Annonces

Une annonce rédigée en une phrase, publiée par une personne.

Membre du conseil ou gestionnaire

Un gestionnaire demande à l’assistant de créer une annonce sur la fermeture de la piscine pour travaux. PorchQ enregistre un brouillon non publié. Le gestionnaire l’ouvre dans Annonces, corrige les dates et publie. Les notifications ne partent qu’à ce moment-là.

• Demandée dans l’assistant, simplement
• Enregistrée comme brouillon dans Annonces
• Une personne la corrige et choisit de publier
• Les notifications ne partent qu’après publication

Du procès-verbal au résumé

Le procès-verbal collé. Décisions et actions en retour.

Membre du conseil

Après la réunion, un membre du conseil colle le procès-verbal dans l’assistant, ou le joint. La réponse liste ce qui a été décidé et ce qu’il reste à faire. C’est une réponse dans la conversation : rien n’est classé et aucun document n’est modifié. Une personne la relit en la comparant au procès-verbal avant de la partager.

• Collez le texte ou joignez le document
• Une réponse écrite avec décisions et actions à mener
• Aucun document n’est modifié et rien n’est envoyé
• Une personne la compare au procès-verbal

Mise en route

Les trois premières copropriétés mises en place aux côtés de votre équipe.

Cohorte concierge, première semaine

Pour chaque copropriété, les documents officiels sont importés dans Documents et formulaires et chacun est traité pour l’IA. L’équipe pose ensuite les questions que les copropriétaires posent le plus et compare les réponses aux documents. L’équipe PorchQ le fait avec les gestionnaires pilotes pour les trois premières copropriétés.

• Documents importés copropriété par copropriété
• Chaque document traité pour l’IA, un par un
• De vraies questions posées et les réponses vérifiées
• Canal Slack direct avec l’équipe pendant toute la durée du pilote