Pour les gestionnaires de copropriété
Tout est dans les documents. Interrogez-les.
PorchQ répond aux questions à partir du règlement, des statuts, des règles et des politiques de chaque copropriété, et indique les documents utilisés, sans remplacer CINC, Vantaca, Enumerate ni les outils existants de votre cabinet de gestion.
30 min · avec vos vrais documents
Fonctionne à côté de
- CINC
- Vantaca
- Enumerate
- AppFolio
- Buildium
- PayHOA
Fonctionnement
De l’import à la réponse en quatre étapes.
La plupart des questions que reçoit un gestionnaire ont déjà leur réponse quelque part dans les documents de la copropriété. PorchQ rédige une réponse à partir de ces documents et indique lesquels il a utilisés. Une personne décide de ce qui part.
Importez les documents
Ajoutez le règlement, les statuts, les règles et les politiques d’une copropriété dans Documents et formulaires, puis lancez le traitement pour l’IA de chacun.
Posez la question simplement
Un gestionnaire ou un membre du conseil la pose dans l’application web, un résident dans le portail résident. L’assistant répond pour une copropriété à la fois.
Vérifiez les sources
Une réponse tirée des documents se termine par les titres des documents utilisés. Si les documents ne couvrent pas la question, il est conçu pour le dire.
Validez ce qui part
PorchQ prépare des brouillons d’annonces, de messages dans Communications et d’entrées de la FAQ de la copropriété. Une personne de votre équipe valide, envoie ou publie.
Ce que vous récupérez
La réponse, et d’où elle vient.
Voici la forme de ce que vous récupérez pour une copropriété : une réponse avec les titres des documents à l’appui, le résumé d’un procès-verbal collé, et des brouillons qui attendent une personne.
Une copropriété inventée, pour montrer la forme de chaque résultat
Question
Un copropriétaire peut-il laisser son chien sans laisse dans les parties communes ?
Réponse
Non. Les chiens doivent être tenus en laisse dans toutes les parties communes, et leurs propriétaires doivent ramasser derrière eux. Chaque lot peut avoir jusqu’à deux chiens.
Résumé du procès-verbal · une réponse dans la conversation
Décisions
- Procès-verbal de mars approuvé tel que modifié.
- Huit pour cent de l’excédent vont au fonds de réserve.
- Devis paysager reporté à la réunion de mai.
Actions à mener
- Envoyer la modification du règlement animaux aux copropriétaires.
- Obtenir deux autres devis paysagers.
- Inscrire le devis à l’ordre du jour de mai.
Brouillons · en attente d’une personne
Ce que votre équipe obtient
- Des réponses tirées des documents de chaque copropriété
- Les titres des documents utilisés pour chaque réponse
- Pour les résidents, il ne lit que les documents que le conseil partage avec eux
- Les réponses incertaines signalées comme telles
- Des brouillons d’annonces qu’une personne publie
- Des brouillons de messages dans Communications
- Des brouillons de FAQ à partir des questions récurrentes
- Décisions et actions à mener depuis un procès-verbal collé
- Demandes de maintenance et d’architecture ouvertes, sur demande
- Événements du calendrier ajoutés ou modifiés à la demande de l’équipe
Cohorte gestionnaires
Nous travaillons avec un groupe sélectionné de gestionnaires.
Les cabinets peuvent créer gratuitement leur portefeuille, puis ajouter un solde en dollars lorsqu’ils sont prêts à lancer des services mesurés. Si vos gestionnaires répondent chaque semaine aux mêmes questions sur les règles, parlons-en.
Accompagnement sur mesure
Nous mettons en place personnellement vos 3 premières copropriétés avec vous : documents importés, traités pour l’IA et testés avec de vraies questions.
Ligne directe avec l’équipe
Canal Slack avec les fondateurs. Boucle de retour en quelques heures, pas en plusieurs semaines.
Visibilité du portefeuille
Consultez l’utilisation par copropriété, association principale et sous-association tout en finançant le portefeuille de façon centralisée.
Feuille de route en avant-première
Voyez et influencez ce qui est prévu ensuite : des réponses qui montrent le passage exact, une réunion en entrée et un dossier en sortie à relire par vous, et des agents qui préparent réponses et demandes pour votre validation.
FAQ
Les questions des gestionnaires avant de commencer.
- Comment cela fonctionne-t-il avec CINC, Vantaca ou Enumerate ?
- PorchQ fonctionne à côté du système que vous utilisez déjà, et ce système reste en place. Importez les copropriétaires, l’historique des charges et les infractions depuis un export CSV, qu’il vienne de CINC, Vantaca, Enumerate, AppFolio, Buildium, PayHOA ou d’un autre système. Déposez le fichier, ou laissez PorchQ le récupérer par SFTP à intervalles programmés. PorchQ lit le fichier et n’écrit rien en retour.
- Les réponses sont-elles fiables ?
- Il peut se tromper : chaque réponse est donc faite pour être vérifiée. Une réponse tirée des documents d’une copropriété se termine par les titres des documents utilisés. Une réponse incertaine est signalée comme telle, et s’il reste sans réponse satisfaisante il propose d’écrire au gestionnaire. Considérez une réponse comme le début de votre propre vérification.
- À partir de quels documents répond-il ?
- Ceux que chaque copropriété a importés dans Documents et formulaires et traités pour l’IA : règlement, statuts, règles, politiques, et les procès-verbaux que vous ajoutez comme documents. Les documents sont traités un par un, et l’assistant répond pour une copropriété à la fois, à partir des documents de cette copropriété.
- Que voient les résidents ?
- Les résidents posent leurs questions dans le portail résident. Pour leur répondre, l’assistant ne peut lire que les documents que le conseil a rendus visibles aux résidents, et un résident ne peut rien faire modifier par l’assistant.
- Comment gérer la relecture juridique ?
- Considérez chaque réponse et chaque brouillon comme un point de départ que le processus standard de relecture de votre cabinet reprend, exactement comme vos gestionnaires le font avant tout envoi au conseil ou aux copropriétaires. Votre revue interne reste la référence pour le juridique et la conformité.
- Envoie-t-il quoi que ce soit aux résidents de lui-même ?
- Non. Il prépare des brouillons d’annonces, de messages dans Communications et d’entrées de la FAQ de la copropriété, et c’est une personne de votre équipe qui valide, envoie ou publie. Une chose qu’il fait directement : quand un membre du conseil ou un gestionnaire lui demande d’ajouter ou de modifier un événement au calendrier, il le fait aussitôt.
- Comment les données sont-elles traitées ?
- L’accès dépend du rôle et de la copropriété : chacun ne voit que les copropriétés auxquelles il a accès, et ce que son rôle y autorise. Pour savoir comment PorchQ collecte, utilise et protège les informations, consultez la Politique de confidentialité.
- À quoi ressemble l’onboarding ?
- Les cabinets peuvent créer gratuitement leur portefeuille, sans abonnement ni carte. Ils ajoutent des fonds lorsqu’ils sont prêts à utiliser des services mesurés, avec un onboarding pour les premières copropriétés.
Commencer
Apportez les documents d’une copropriété. Nous les interrogerons pendant l’appel.
Démo de 30 minutes. Nous utilisons de vrais documents officiels de votre portefeuille, ou un exemple si vous préférez. Vous repartez avec de vraies réponses, une explication transparente de l’utilisation et une réponse honnête sur l’intérêt pour votre équipe.
Pas de deck. Pas de données fictives. Vos vrais documents.
